Para los procesos de Gobierno Corporativo, una Minuta de Reunión Directiva correctamente elaborada puede ayudar a brindar certeza y servir como antecedente para dar continuidad a ciertos temas en futuras reuniones. Aprovechar una herramienta así puede traducirse en el éxito de la reunión y beneficiar a una empresa. En este artículo, te decimos cómo hacer una Minuta de Reunión Directiva paso a paso, así que si quieres saber cómo, tan solo debes continuar leyendo.
Si lo que buscas es un modelo con el que puedas guiarte para elaborar las minutas de tus reuniones, tenemos la solución para ti. Desde la imagen de abajo podrás descargar unas plantillas que preparamos para facilitar la implementación de minutas más funcionales para tus reuniones, lo cual brindará orden y claridad a tus reuniones de Consejo de Administración.
¿Qué es una minuta de reunión directiva?
En una reunión de Junta Directiva o Consejo de Administración se tratan los temas más importantes de cualquier empresa. Si no se les da continuidad, si se desconocen las resoluciones a las que se llegaron o si el desorden complica el seguimiento de la misma, se puede perder todo progreso de la reunión. Y peor aún, en subsecuentes reuniones pueden omitirse temas de suma importancia, lo cual puede desembocar en una mala toma de decisiones. Pero todo eso puede evitarse realizando una minuta.
La minuta de reunión directiva es el documento institucional utilizado para registrar los temas más importantes que se tocan en una reunión de Consejo de Administración, así como las dudas, inquietudes, declaraciones más importantes de los consejeros, mismos como pendientes y otros detalles que puedan resultar de importancia para futuras reuniones.
Debido a la importancia de los temas que se tratan en las reuniones del Consejo de Administración, el contenido de las minutas debe ser seleccionado con un criterio restringido, solo dedicado a aquellos temas competentes con la agenda del día, los que pudieran ser retomados en futuras reuniones, así como los que sean explícitamente indicados por el Presidente del Consejo.
Agregar temas u otros detalles fuera de contexto, irrelevantes o innecesarios no es nada recomendable. En primer lugar, estos podrían interponerse en la agilidad con la que debe leerse la minuta. En segundo lugar, podría poner sobre la mesa temas cuya urgencia no es inmediata, dejando de lado otros que sí. Por último, contener información innecesaria podría implicar obstrucciones a procesos legales o de auditoría, y nadie desearía provocar eso por no haber hecho una buena minuta.
Para asegurar que las minutas cuenten con todos los requisitos institucionales necesarios, además de alinearse con los principios de Gobierno Corporativo, el Secretario del Consejo de Administración es el encargado de realizarlas. El Secretario utiliza las minutas como un instrumento para apoyarse en la coordinación de las reuniones y su apego a la agenda, así como un registro de carácter oficial que corrobora todos los temas tratados.
Aunque se pueda pensar que su utilidad es únicamente el registro de la reunión, en realidad tiene mayores usos. Uno de estos, por ejemplo, es el seguimiento de los temas abordados en reuniones pasadas. Otro es su uso como fuente de información para los consejeros, actualizándolos sobre lo acontecido en el Consejo, aún si no asistieron a reuniones anteriores. Y tal es su validez, que incluso las minutas de reunión pueden llegar a utilizarse como evidencia para procesos de auditoría o como defensa legal, para corroborar el posicionamiento y las decisiones tomadas por los consejeros de una empresa.
Ahora que aclaramos brevemente qué es una minuta de reunión directiva, así como su papel dentro del Consejo de Administración de una empresa, es momento de aclarar la forma correcta en la que debe realizarse una, a fin de poder sacarle el máximo provecho.
¿Cómo se debe llenar una minuta de reunión directiva?
Para que la minuta de reunión directiva o del Consejo de Administración pueda cumplir con su cometido, existen un conjunto de elementos mínimos que debe contener. De no ser así, se complicaría utilizarla para hacer seguimiento de temas pasados, no se conocería con seguridad la posición de los Consejeros y no daría la certeza institucional que debe proporcionar. Pero el formato utilizado en la minuta no lo es todo, pues su contenido puede hacer la diferencia entre tener una reunión de Consejo de Administración exitosa o ineficaz.
Uno de los principios básicos es el tener conocimiento previo sobre qué se tratará en la reunión. Puede bastar con conocer la agenda del día, pero lo recomendable es que se tenga claro tanto el giro y negocios de la empresa, como los retos, oportunidades, problemas e incluso resultados previos. Entendiendo el contexto, será más sencillo identificar los momentos más importantes de la reunión para plasmarlos en la minuta.
Otros de los principios fundamentales a seguir son los de claridad y objetividad. Hay que recordar que las minutas de reunión buscan registrar los hechos más importantes ocurridos dentro de una reunión de Consejo de Administración, por lo que seguramente, los temas que se abordarán en esta serán sumamente importantes respecto al rumbo de una empresa. Un error o expresiones vagas que no aporten al contenido de la minuta podrían ocasionar problemas a la propia compañía, por lo que es ideal mantener cierta rigidez en cuanto al contenido.
Abordar cada hecho registrado con claridad y objetividad no solo facilita la elaboración de las minutas, sino que también evita malas interpretaciones al momento de la aprobación y revisión de estas. Es necesario centrarse en los hechos, no en los dichos. Seguir este principio evitará que la minuta se vuelva en una transcripción de la reunión, en la que lo más importante se pierda entre detalles triviales.
Por último, es de resaltar lo importante de tener lista una minuta lo más pronto posible. Se recomienda que las anotaciones tomadas durante la reunión se complementen inmediatamente al término de esta, aprovechando que la información sigue estando reciente en la mente del secretario o la persona asignada para la elaboración de la minuta. No obstante, la existencia de herramientas digitales facilita todo este proceso, no solo haciéndolo inmediato, sino también mucho más preciso y confiable.
Paso a paso: Cómo hacer una minuta de reunión
Ahora podrás conocer los pormenores sobre la elaboración de una minuta de reunión. No hay un solo protocolo a seguir para poder elaborar minutas eficaces, pero existe el consenso de algunos pasos básicos que complementamos con recomendaciones nuestras, que te ayudarán a que tu próxima minuta pueda satisfacer las exigencias de tu organización.
Preparación previa a la reunión directiva
Sin una preparación previa, no podría elaborarse una minuta de calidad. El ritmo de la reunión y el lenguaje técnico utilizado no permitiría que la persona encargada de elaborar la minuta pueda capturar todos los detalles y datos importantes que se aborden. Por tal motivo, lo ideal es prever varios aspectos antes de la reunión.
Entre estos, es indispensable determinar el formato de la minuta. Ya sea que tu compañía tenga ciertos parámetros a seguir, o decidas adoptar alguna entre las varias plantillas que es posible encontrar online, también puedes diseñar una siguiendo tus propios criterios. Pero no es lo mismo tener un formato que te indica la información que debes capturar, a anotar lo que creas conveniente en el momento.
En el formato elegido, seguramente se incluirán algunos datos básicos, como el nombre y tipo de reunión, el tema principal, lugar, hora y fecha. No hay que descartarlos, pues ayudan a distinguir entre una minuta y otra, lo ideal para facilitar la continuidad en las reuniones que hemos mencionado previamente. De igual forma, se recomienda que se incluya en el formato un apartado destinado a la lista de participantes, donde se anotará el nombre de los Consejeros que asistan a la reunión.
Por último, pero no menos importante, es necesario contar con la agenda del día. Si la persona encargada de realizar la minuta es el Secretario del Consejo, seguramente contará con esta. Pero, en caso de ser una persona designada, puede acudir con el Secretario o el Presidente del Consejo para obtenerla. Contar con la agenda del día permitirá que la reunión guarde un orden, que la minuta dé seguimiento a los temas del día y no contemple asuntos irrelevantes. Es recomendable que, además de los asuntos del día, la agenda de la minuta tome en cuenta la revisión de asuntos tratados en otras reuniones, pero pospuestos por falta de tiempo.
Tomar notas durante la reunión
Llegado el momento de la reunión del Consejo de Administración, no es necesario realizar la minuta final. Pueden cometerse errores u omisiones que no sería conveniente intentar arreglar sobre la marcha, pues en el proceso se perdería la atención a lo que está ocurriendo en ese momento. Por ello, lo ideal es iniciar con un borrador, el cual servirá para incluir comentarios personales que funcionen como guía, dudas, observaciones y demás contenido que no llegue a la versión final de la minuta.
El Secretario debe prestar atención al desarrollo de la reunión, a fin de que esta se realice en apego a la agenda del día. Sucediendo así, solamente se anotan en la minuta las ideas principales de cada tema expuesto, así como las conclusiones y resoluciones a las que se lleguen. En caso de que se hable un tema distinto a lo pautado por la agenda, queda en el criterio del Secretario o la persona designada para realizar la minuta, si incluirlo en esta misma, dejarlo como un comentario en el borrador o descartar el tema.
Es necesario prestar especial atención a las deliberaciones y decisiones que se tomen durante la reunión. Incluir inconsistencias en la versión final de las minutas sería crítico para una empresa, pues podría provocar observaciones en una auditoría. Además, el seguimiento de un tema puede verse interrumpido con alguna de estas inconsistencias. De las deliberaciones pueden surgir nuevos asuntos, los cuales tendrán que reservarse para darles seguimiento la próxima reunión.
Se espera que las minutas contengan los resultados precisos de las votaciones. Sería un grave error que no fuera así, pues ello podría repercutir en la confianza de los Consejeros con la empresa. Por esa razón, en la minuta se deposita la certeza de que la toma de decisiones del Consejo de Administración se realizó de manera consensuada y ordenada.
Al término de la reunión, es momento para comenzar a formar la versión final de la minuta. De tal manera, se mantiene la memoria fresca para evitar alguna omisión producto de olvidar lo acontecido. Al realizar la versión final, hay que excluir todos aquellos detalles que no son significativos respecto a los temas abordados. También debe hacerse un repaso de la información recabada, a fin de verificar que se cuente con toda la información necesaria en el borrador y las anotaciones revisadas previamente, así como cumplir con la estructura que aquí mismo sugerimos.
No te preocupes si pasas por alto algún dato o no recuerdas con precisión algún aspecto de la reunión que consideres importante. Siempre puedes apoyarte del material utilizado por los Consejeros, como pueden ser presentaciones o documentos. Es mejor consultarlos para despejar las dudas personales al momento de transcribir la minuta a la versión final, que omitir el dato por evitar indagar más. Recuerda, las inconsistencias en una minuta pueden ser un grave error en el porvenir de la empresa. Por eso, lo ideal es corroborarlo.
Aprobación de la minuta de reunión
Una vez que la minuta está lista, se puede proceder con recabar las firmas de los Consejeros para aprobarla. Este paso garantiza la validez institucional de la minuta, dado que la firma representa el aval de cada uno de los miembros presentes sobre la veracidad de la información plasmada en el documento. Por esto mismo, es recomendable buscar la firma de cada Consejero calificado para firmar, evitando así malos entendidos.
La responsabilidad de realizar esto puede parecer complicada, debido a que la minuta se concluye en un momento en el que los Consejeros ya no están presentes. Sin olvidar que, en la actualidad, los medios digitales permiten que las reuniones del Consejo de Administración puedan realizarse con miembros uniéndose a distancia. Pero eso no debe verse como un obstáculo, sino como una oportunidad. Es posible reunir las firmas de manera física, a través de copias impresas de la minuta y la firma en la minuta original. Pero también pueden recolectarse firmas digitales, para quienes estén impedidos para firmar en formato físico.
En ambos casos, es esencial mantener altos estándares de confidencialidad al momento de recabar las firmas. No queremos que existan filtraciones, alteraciones de la minuta o falsificaciones de firmas, pues cualquiera de estos casos pondría en entredicho la legitimidad de la minuta, de la reunión, del consejo y e incluso de la empresa.
Para procurar la confidencialidad en la recolección de firmas para la minuta, además de su accesibilidad, registro, e incluso para facilitar su elaboración, actualmente existen herramientas digitales que simplifican todos los procesos involucrados en la minuta de una reunión del Consejo de Administración. Optar por estas herramientas permite que los beneficios del Gobierno Corporativo se vean reflejados en más organizaciones. Pero, aunque se prefiera optar por realizar las minutas de forma tradicional, es mejor hacerlo conociendo la forma más adecuada, además de estar enterados de la importancia de este documento y sus implicaciones.
Ejemplo de minuta de reunión del Consejo de Administración
Si quieres ver con mayor detalle el ejemplo que te dejamos, a continuación te dejamos dos modelos de minuta de reunión del Consejo de Administración. En estos incluimos los datos mínimos que debes conocer para que el registro de las reuniones cumpla con las necesidades del Consejo, además de permitir un registro de información ágil y objetivo. Nosotros te damos estas opciones y la elección queda en ti.
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No son los únicos modelos de minutas que puedes utilizar. Sin embargo, te facilitamos estos que hemos desarrollado basados en las exigencias de nuestros clientes y del mundo del Gobierno Corporativo. Recuerda que puedes adaptarlos de acuerdo a tus necesidades. Lo importante es que puedas realizar las minutas de Reunión Directiva o del Consejo de Administración más fácil y adecuadamente. En Atlas Governance, buscamos hacer la Gobernanza simple, accesible y digital para todos.
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