Gobierno Corporativo, México

Pasos para hacer el plan anual del Consejo de Administración

Publicado en 12 de enero de 2023

Planificación Anual del Consejo de Administración Planificación Anual del Consejo de Administración

El Consejo de Administración es el principal órgano de Gobierno Corporativo dentro de una organización. Entre sus principales responsabilidades están la evaluación y deliberación de la estrategia de la organización.

Generalmente, para definir la estrategia se necesita de una visión de futuro. Sin embargo, varias organizaciones aún gastan la mayor parte del tiempo evaluando los resultados pasados, dejando de centrarse en otro de los puntos que realmente importan: el diseño del futuro de la organización y la dinámica de las relaciones con los stakeholders.

Debido a esto, el Consejo de Administración necesita enfocarse, a largo plazo, en el crecimiento sostenible de la organización. Por lo tanto, una de las etapas que lleva al Gobierno Corporativo a una mayor eficacia es el plan anual del Consejo.

 

¿Qué es la planificación anual del Consejo de Administración?

 

La planificación anual del Consejo de Administración es una de las principales herramientas con las que cuenta el Consejo de Administración para hacer su trabajo. Permite que sus miembros lleven un control sobre el avance de los objetivos de la organización, verifiquen el cumplimiento de los requerimientos normativos y administren su tiempo en función de las prioridades.

Este plan anual le permite al Consejo mantener una visión a largo plazo, dando sentido a las reuniones periódicas que celebre el Consejo en un panorama más amplio. Es el punto de partida para dar seguimiento a los eventos de carácter anual, como pueden ser los reportes operativos y financieros. Pero también sirve para prever actividades rutinarias, trimestrales o mensuales, con antelación a la celebración de las reuniones.

 

Pasos para estructurar la planificación anual del Consejo

 

Saber cómo hacer una planificación anual del Consejo de Administración no es tarea sencilla, pues no existe una guía oficial para hacerlo. Tampoco hay normas que indiquen los pormenores del formato a utilizar. Y, si lo piensas bien, condensar en un documento de fácil comprensión toda la información necesaria para coordinar el funcionamiento de un Consejo de Administración a lo largo de un año parecería todavía más complicado.

Para evitarte ese desgaste mental, vamos a darte algunos ejemplos. A continuación, conoce 10 prácticos pasos para elaborar la planificación anual del Consejo de Administración:

 

1. Elige la tecnología ideal a utilizar por el Consejo

 

La tecnología es necesaria particularmente para la distribución segura del contenido del Consejo, la comunicación entre consejeros y profesionales del Gobierno Corporativo, el registro seguro de deliberaciones, las notas y pruebas de las actividades del grupo colegiado y la indexación de la información.

Es posible hacer lo anterior a partir de diferentes softwares y repositorios separados, pero es obviamente mejor hacerlo de forma integrada. Por ello, los portales de Gobierno Corporativo son excelentes opciones para digitalizar todas las actividades contempladas en el plan anual del Consejo de Administración.

El software Atlas de Gobierno Corporativo es una herramienta completa. Con él, puedes convocar reuniones en menos de 3 minutos, consultar tus archivos y rastrear documentos en una base de conocimiento digital, centralizar tu comunicación de Gobierno Corporativo y mucho más. ¿Quieres conocer el portal en persona? ¡Programa una demostración ahora haciendo clic en la imagen de abajo!

 

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2. Determina qué empleados actuarán en los procesos del Gobierno Corporativo

 

Realiza una planificación de los profesionales que actuarán en este sistema. Si no es posible tener un profesional de Gobierno Corporativo dedicado, es importante nombrar a personas que tengan disponibilidad para cuidar de la agenda de los Consejeros, del contenido a preparar y distribuir, de las deliberaciones, de las minutas de reuniones y del seguimiento de la implementación de las decisiones de estos grupos.

 

3. Define la agenda del año con los Consejeros

 

Registra todas las reuniones en el portal de Gobierno Corporativo con el horario y la duración correspondiente. El portal generará las salas de videoconferencia de su preferencia y enviará invitaciones, confirmando los horarios de los directores de manera integral.

 

4. Enumera a todos los stakeholders pertinentes y define cómo se comunicarán o trabajarán con el Consejo

 

Accionistas, colaboradores, proveedores, clientes, sociedades, gobiernos, ONGs y auditores son ejemplos de stakeholders. Es importante definir la forma y la frecuencia de comunicación del Consejo de Administración, o sus representantes, con los stakeholders involucrados.

 

5. Define los Comités de Asesoría del Consejo

 

Es de suma importancia definir cuáles comités de asesoramiento del Consejo de Administración existirán, su poder estatutario, su agenda de trabajo, propuestas, recomendaciones y opiniones sobre asuntos estratégicos entregados al Consejo de Administración.

 

6. Enumera todos los temas principales a abordar

 

Otro paso importante de la planificación anual del Consejo es enumerar los principales temas de los órdenes del día del trabajo. Partiendo por los temas obligatorios que estén definidos por la ley, pasando por temas estatuarios y reglamentarios, si hubiese un reglamento del Consejo de Administración. Tras esto, es importante definir los temas relevantes de la estrategia y el Gobierno Corporativo de la organización que no se hayan enumerado anteriormente.

Cabe destacar que los Consejos de Administración con una amplia visión del futuro traen a la mesa temas como la ciberseguridad, el ESG, la diversidad, la gestión de riesgos, la planificación estratégica, etc.

 

7. Distribuye todos los asuntos importantes en reuniones específicas

 

En el portal de Gobierno Corporativo, es posible crear órdenes del día futuros y dejarlos preparados para recibir el contenido de discusión o para su posterior deliberación.

 

8. Para tomar decisiones productivas, reflexiona sobre los asuntos

 

¿Cuál es el objetivo de discutir este tema del orden del día? ¿Qué contenidos debo preparar para que el Consejo evalúe y decida? ¿Quién los preparará? ¿Este asunto del orden del día incluirá comités y/o profesionales externos? ¿Qué posibles deliberaciones o resultados estratégicos pueden extraerse de este orden del día? Responder a estas preguntas facilitará que la planificación anual de tu Consejo pase por alto los asuntos irrelevantes que no aportarán nada a la organización.

 

9. Agenda reuniones individuales con los Consejeros y los principales accionistas para así entender sus expectativas

 

En el momento de trazar estrategias, es necesario saber lo que espera cada persona para el próximo año. Debatir los temas, ya sea a través de brainstorming o con ideas establecidas es de extrema importancia para que todo sea debatido, analizado y estructurado para su acción.

 

10. Sigue tu plan anual del Consejo

 

Revísala siempre que sea necesario, pero enfócate en la ejecución de tu plan anual de Consejo para observar mejoras significativas en la eficacia de su grupo colegiado, pues es un proceso de evolución constante. Cada planificación anual incorpora mejoras. Por lo tanto, no te preocupes si el primer intento no funciona a la perfección.

 

Conoce más sobre el plan anual del Consejo

 

Los pasos que te acabamos de mostrar son tan solo una pequeña ayuda. Pero en realidad, realizar la planificación anual del Consejo de Administración no es algo que se deba de tomar a la ligera. Antes de hacerlo, deben quedarte claras las funciones que cumplirán cada una de las partes involucradas, así como la importancia que tendrá tu Consejo de Administración ante los inversionistas y muchos otros detalles.

 

Publicado por Atlas Governance