¿Cómo hacer un acta de Reunión de Junta Directiva?
Gobierno Corporativo, Perú
Publicado en 17 de enero de 2023
Todo Directorio ha dedicado alguna vez horas de trabajo a decisiones que terminaron retrasándose o cancelándose por problemas con horario, distancia y burocracia que no permitieron concretar, a través de la firma de sus miembros o de otras partes involucradas, dichas estrategias.
Los mejores Directorios han evitado que aquello volviese a ocurrir al integrar la firma electrónica en el ejercicio de sus funciones diarias. ¿Quieres que tu Directorio forme parte de ellos?
La Ley peruana define la firma electrónica como cualquier símbolo basado en medios electrónicos utilizado o adoptado por una parte con la intención precisa de vincularse o autenticar un documento. Además, considera que la firma electrónica puede cumplir todas o algunas de las funciones propias de la firma manuscrita.
Los Directorios han logrado sacar provecho de la firma electrónica de manera inmediata. ¿Cómo? Simple, han comenzado a utilizar aplicaciones y softwares empresariales que facilitan la firma de documentos, contratos y actas de reunión de manera remota como parte de la transformación digital de este y otros órganos del Gobierno Corporativo.
La integración de una firma electrónica ha logrado hacer de este trámite a una cuestión de minutos, respaldado legalmente sin importar dónde y cuándo se firme; además de reducir el impacto ambiental de este órgano al ser un proceso paperless y no necesitar de trasladarse hacia un punto físico.
Lamentablemente, no todas estas herramientas digitales cuentan con un nivel de ciberseguridad acorde la importancia y confidencialidad de la información a la que tienen acceso los miembros del Directorio.
En Perú, la firma digital tiene la misma validez y eficacia jurídica que la firma manuscrita.
Pero ¿no estábamos hablando de la firma electrónica?
Bueno, la firma digital es una firma electrónica cualificada.
Y, según la Ley n°27269 o Ley de Firmas y Certificados Digitales, la firma digital generada por un prestador de servicios acreditado dentro de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica (IOFE) tiene la misma validez que el uso de una firma manuscrita.
Los tres tipos de firma electrónica reconocidos por el estado peruano poseen diferencias en relación con los niveles de seguridad que entregan y el respaldo legal que poseen según su capacidad de asegurar la identidad del firmante.
Por esta razón, es importante destacar cómo funciona la carga de la prueba en caso de tener problemas legales respecto a la autoría de una firma:
Con la firma simple y la firma electrónica avanzada, quien declare que dicha firma es auténtica deberá entregar más antecedentes para sea entendida como completamente válida.
Con la firma electrónica cualificada, quien niegue haber firmado un documento deberá proporcionar todos los antecedentes que avalen su postura.
Continúa leyendo para entender el porqué.
La firma electrónica simple o FES son datos en formato electrónico anexo o asociado de manera lógica con otros, que un firmante utiliza para firmar o suscribir un documento. Esta firma es comúnmente utilizada para suscribir, por ejemplo, contratos de trabajo. Tiene un nivel de seguridad bajo.
La firma electrónica avanzada o FEA se crea con datos electrónicos de firmas que el firmante puede utilizar bajo su control y que permiten vincularlo de manera única, verificando su identidad. Además, esta firma está vinculada con los datos firmados, lo que hace que cualquier modificación posterior sea detectable. Los certificados digitales de las FEA son emitidos por proveedores de servicios autorizados para estos efectos. Las FEA se utilizan para trámites más exigentes o formales, estos normalmente requieren también más mecanismos de protección (como el uso de un token). La firma electrónica avanzada se puede utilizar para firmar acuerdos comerciales internacionales. Tiene un nivel de seguridad medio.
La firma electrónica cualificada o firma digital tiene la misma validez jurídica que la firma manuscrita, siempre y cuando haya sido creada por un prestador de servicios acreditado dentro de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica (IOFE).
Esto, debido al certificado digital acreditado y a la tecnología que utiliza, ya que permiten identificar de manera inequívoca al firmante y, por consecuencia, garantizar el no repudio o la irretractabilidad del documento firmado, sirviendo como medio probatorio en conflictos legales.
La firma electrónica cualificada tiene un nivel de seguridad alta, gracias a que utiliza una técnica de criptografía asimétrica, basada en el uso de un par de claves (clave privada y una clave pública) relacionadas matemáticamente entre sí.
En febrero de 2021, el gobierno peruano dio paso hacia la transformación digital del país y actualizó vía Decreto Supremo los artículos 1A y 2A incorporados en el Reglamento de la Ley de Firmas y Certificados Digitales o Ley n°27269, aprobando los tres tipos de firmas electrónicas en respuesta a las necesidades de las organizaciones peruanas, además de fortalecer y facilitar las actividades económicas en el país.
En los últimos años, las empresas públicas y privadas encontraron en la transformación digital (TD) la solución para evolucionar y gozar de mayor estabilidad y eficiencia en tiempos de incertidumbre. Hoy, Perú lidera la transformación digital entre los países de la Alianza de Pacífico.
Los avances no demoraron en desarrollar un nuevo ritmo de trabajo, siendo el Directorio de cada organización el que ahora exige mayor accesibilidad, comunicación e instantaneidad.
En 2021, la TD ya era un tema prioritario en las agendas de los Directorios, con un 55% de empresas aumentando su inversión para lograr una madurez digital.
En 2022, y pese al retorno a la normalidad, el 72% continúa en el proceso, según reveló la cuarta edición del estudio “Transformación con sentido digital 2022: Madurez digital de las organizaciones en Perú” de EY.
En otras palabras, la digitalización de la gestión del Directorio no es una opción, es una prioridad estratégica.
