El acta de acuerdos es un importante documento que puede ayudar a mejorar el seguimiento de las resoluciones a las que llega el Directorio, brindándoles uniformidad y facilitando el cumplimiento de transparencia y accountability (rendición de cuentas).
Hay que recordar el importante papel que cumple el Directorio: por ser el máximo órgano administrativo, es el encargado de tomar las decisiones más importantes que marcan el rumbo de su organización. Pero se trata de un cuerpo colegiado, así que es natural que no actúe como si fuera una sola persona.
Por ello, la generación de acuerdos avalados por sus miembros es una de las formas utilizadas para darle continuidad a su labor.
¿Qué son las actas de acuerdos?
Un acta de acuerdos se caracteriza por cumplir la función de oficializar los acuerdos a los que llegue el Directorio, comité u otro órgano de Gobierno Corporativo. Este requiere de la aprobación de las partes involucradas para validar su contenido.
Debido a que una de las funciones del Directorio es acordar las líneas de acción, estrategias o políticas que seguirá la organización, en realidad es muy común que surja con acta de acuerdos como producto de una reunión del Directorio. Sin embargo, no todas las actas contienen acuerdos.
En un acta de acuerdos se deben plasmar las resoluciones a las que llegue el Directorio sobre un tema en específico. Para dar certeza de la información que contiene, debe de incluir algunos otros datos, como:
- Lugar, hora y fecha de la reunión;
- Nombre de las personas involucradas;
- Forma en la que se llegó a los acuerdos;
- Acuerdos o compromisos a los que se ha llegado;
- Firma de las personas involucradas.
Contrario a cualquier otra acta de reunión del Directorio, las actas de acuerdos no contienen datos como la orden del día o la presentación de otro tipo de información como reportes. Aunque es un documento que no es obligatorio para los Directorios, sí es un útil recurso para mejorar el seguimiento de los acuerdos a los que puede llegar el Directorio de una organización.
Prácticas para mejorar el seguimiento de acuerdos del Directorio
Las actas ya están asentadas y son del conocimiento de los miembros del Directorio. Pero, si descuidan sus procesos y no procuran su cumplimiento, los acuerdos se pueden quedar en papel de desecho. Si queremos que se cumpla con la función de las actas de acuerdos, hay que seguir ciertos pasos que permitirán mejorar el seguimiento de los acuerdos a los que se haya llegado.
Asegurar que todos los elementos de las actas estén presentes en el documento
Sin tener certeza de las personas involucradas, las fechas y los acuerdos mismos, difícilmente se les podría dar seguimiento a estos. Para evitarlo, lo ideal es contar con un acta de acuerdos completa y con información verificada. Así, evitarás confusiones si se quiere consultar en la próxima reunión de tu Directorio para darle seguimiento.
Asegurar el acceso de todos los involucrados a las actas de acuerdo
Si las actas de acuerdos se manejaran con secretismo, no habría confianza para querer seguir lo que estipulan. Podemos evitarnos estos inconvenientes asegurando el acceso a todos los involucrados. Podemos hacerlo de manera física, proporcionando una copia del acta a cada uno, pero esta práctica puede generar otros problemas que comentaremos adelante. Otra opción es optar por portales de gestión de Directorios, que permiten el envío y consulta de esta clase de documentos de manera instantánea.
Garantizar la seguridad de la información contenida en las actas del acuerdo utilizando los canales de intercambio adecuados
Siempre debes tener presente que el Directorio trata con información sensible. Detalles de la organización a la que pertenece, información financiera, datos personales de los Directores y otras partes involucradas, e incluso estrategias que, de ser divulgadas, pueden significar una ventaja para la competencia.
Proteger esta información es crucial. Así que el manejo de las actas de acuerdos debe hacerse con total discreción, respetando los permisos de las partes involucradas y evitando vulnerabilidades que puedan comprometer a la organización.
Herramientas para mejorar el seguimiento de acuerdos del Directorio
Como puedes notarlo por estas recomendaciones, no es cualquier cosa mejorar el seguimiento de los acuerdos del Directorio. Hay muchos aspectos en los que debemos trabajar y varios puntos en los que debes poner atención. Pero eso no quiere decir que no haya algún modo de facilitar este proceso.
En la actualidad existen softwares para Directorios o softwares de Gobierno Corporativo, Riesgo y Compliance, también conocidos como softwares GRC, son potentes herramientas que te permiten gestionar diversos aspectos que beneficiarán a tu Directorio. Entre estos, te pueden permitir automatizar la creación de actas de acuerdos o de reunión con todos los elementos necesarios, asegurar el acceso remoto de todos los Directores y otras partes involucradas, además de brindarte altos estándares de seguridad de la información.
Pero no te confíes, que no cualquier software de Gobierno Corporativo reúne todas las características básicas para mejorar el seguimiento de los acuerdos del Directorio. Nosotros te recomendamos uno en especial, el mejor de Latinoamérica: Atlas GOV.
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