La transformación digital del Gobierno Corporativo en Colombia fue una de las vanguardias más aceleradas por la pandemia de la Covid 19. No obstante, esta no perdió fuerza tras la normalización de las actividades.
Las reuniones virtuales de las Juntas Directivas causaron un gran impacto positivo no solo en la planeación de las reuniones, sino también en la interacción entre los directores y los otros profesionales de Gobernanza, como puede ser el Secretario.
Las Juntas Directivas que integraron un software de Gobernanza, gestión de Riesgos y Cumplimiento, o software GRC, a sus quehaceres diarios y recibieron sus beneficios, están llevando a cabo análisis y cambios profundos, enfocándose en las personas y preparando un terreno fértil para que la transformación digital ocurra con éxito en toda la estructura de la Gobernanza. Por esa razón, la transformación digital es una de las tendencias para este 2023 en las empresas colombianas.
Pero ¿cuáles son los beneficios que las Juntas Directivas con softwares empresariales especializados están disfrutando ahora mismo?
¡Aquí te los comentamos!
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Acceso fácil y rápido a la información
Con el software GRC correcto, acceder a datos, actas de reuniones, informes financieros, procedimientos, planes estratégicos y a cualquier otro documento digitalizado es posible desde cualquier dispositivo y cualquier lugar.
Seguridad de la información
En tiempos donde los ciberataques son cada vez más frecuentes, el correo corporativo se ha transformado en un medio inadecuado para intercambiar información confidencial y estratégica. Los mejores softwares GRC del mercado cuentan con un sistema de criptografía de nivel bancario, doble factor de autentificación, marca de agua, gestión de sesiones activas y muchos otros factores de seguridad para entregar, entre muchas cosas, tranquilidad a los Directores.
Indexación de la información
El software GRC indexa la información almacenada, aun estando dentro de documentos. Esta herramienta digital usa el sistema OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para reconocer palabras dentro de documentos escaneados, así los Directores pueden buscar y encontrar rápidamente lo que necesitan.
Agilidad en la planeación de reuniones
La planeación de una reunión de la Junta Directiva se reduce de horas a cosa de minutos con el software GRC, ya que facilita agendar reuniones, proporcionar contenido, solicitar votaciones, firmar digital y electrónicamente, entre otras acciones.
Maximización del uso del tiempo de los Directores
Con la implementación del software GRC, los miembros de la Junta Directiva pueden monitorear de cerca sus obligaciones; votaciones, actas que necesiten de firma electrónica e, incluso, una tarea que necesite de su ejecución, todo en un único lugar.
Seguimiento de decisiones y proyectos
Los mejores softwares de Gobernanza del mercado poseen una y más funcionalidades que permiten realizar un seguimiento de decisiones y proyectos sin importar su complejidad.
Es decir, los Directores se mantienen informados sobre las implementaciones provenientes de las decisiones tomadas por la Junta Directiva, desde una simple contratación de un Responsabilidad Civil de Administradores y Directivos (D&O), hasta un proceso de adquisición de alta complejidad. De este modo, el software GRC potencia la transparencia en la entrega de resultados a los directores.
Evaluación de la Junta Directiva
El rol clave que tiene la realización periódica de evaluaciones a los directores, junto con llevar un registro de los resultados, para el correcto funcionamiento de la organización, es razón suficiente para que el software GRC de este órgano de la Gobernanza tenga destinada una función específica para llevarlas a cabo de manera rápida y desde cualquier lugar. De esta forma, no solo se respetará el estatuto de la organización, sino que permitirá mejorar la eficiencia de los directores en un corto plazo y, por consecuencia, potenciar el funcionamiento de los demás órganos.
Ahora bien, ¿todos los softwares GRC tienen estas funcionalidades? La respuesta es no…pero el Portal Atlas sí. ¡Y tiene muchas más!
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