¿Cómo hacer un acta de Reunión de Junta Directiva?
Gobierno Corporativo, Colombia
Publicado en 02 de febrero de 2023
Tú lo sabrás mejor que yo, pero ser líder no se resume en estudiar todas metodologías comprobadas y trazar las mejores estrategias. Ser líder también implica encontrar las herramientas adecuadas que complementen tus conocimientos y habilidades.
Por eso, hoy quiero explicarte de qué trata un software GRC y cómo este, puede ser parte de tu estrategia para aumentar la productividad y los resultados de tu Junta Directiva, siendo un software pensado para complementar las tareas rutinarias y simplificar el día a día de todo director.
Elaboramos un e-book con el que podrás elegir el software GRC indicado para ti. Podrás acceder gratuitamente haciendo clic en la siguiente imagen.
Iniciemos por lo que ya entendemos y seguro, ya has llevado a la práctica. GRC son las siglas para resumir gestión de Gobierno Corporativo, gestión de Riesgo y gestión de Cumplimiento.
Si es que desconocías el significado de estas letras en conjunto, quizás sea porque la gestión de cada una de estas materias las habías llevado a la práctica de manera separada.
Gobierno Corporativo, refiere al conjunto de políticas, procesos y estructura que mejoran la dirección de una organización para contar con la gestión de una Junta Directiva transparente para todos los stakeholders.
La Gestión de Riesgos, involucra el análisis y mitigación de riesgos de cualquier naturaleza (financieros, tecnológicos, legales, ambientales, etc.) a los que pueda estar expuestos la organización.
Y finalmente, la gestión de Cumplimiento o Compliance, refiere a precisamente al control y cumplimiento de una organización en cuanto a normativas, legislaciones o cualquier estándar obligatorio.
Estas tres ramas se enlazan entre sí cuando las llevamos a la práctica, pues todo en conjunto tiene como fin la productividad, el rendimiento y el crecimiento de la organización, cosas que son analizadas, pensadas, discutidas o aprobadas por la Junta Directiva y sus respectivos comités. Es por eso, que la estrategia GRC, se considera como una estrategia de gestión directiva.
Un Software GRC es una herramienta tecnológica cuyo propósito es el simplificar la gestión de gobierno corporativo, riesgos y cumplimiento a través de la automatización y mayor control de la información o procesos relacionados.
Este tipo de software se considera una solución para cualquier tipo y tamaño de organización, ya que además beneficia la optimización de tiempo, mejora el control de la información y aumenta la ciberseguridad, pues debemos recordar que toda información relacionada al Gobierno Corporativo de una empresa es información sensible y confidencial.
Los elementos más relevantes de un software GRC son:
Todos sabemos que la frase “implementación del software” nos hace pensar – a su vez, dudar- casi de inmediato en el tiempo que nos va a tomar hacerlo. Déjame decirte que, hasta hace unos años, aún hablábamos de tecnologías que tomaban tiempo para que sus usuarios la implementaran y adaptaran, además, de que en algunos casos hasta se necesitaba de profesionales en el ramo para implementar o instalar dichas herramientas tecnológicas.
Las cosas han cambiado y las tecnologías han mejorado. Así que antes de que pienses eso, déjame decirte que el implementar un software GRC, tomará más tiempo en la cuestión de analizar la situación general de tu organización y en encontrar el software GRC más adecuado para ti y tu equipo.
Por supuesto, primero será necesario entender la situación general de todas las áreas involucradas en la gestión de Gobierno Corporativo, Riesgos y Cumplimiento para entender el nivel de madurez en el que se encuentra todo el proceso.
Este análisis involucrará incluso una evaluación realista para determinar en qué nivel se encuentra toda la gestión. Encontrar deficiencias es parte de todo proceso y de todo desarrollo continuo. Y esto, será importante para garantizar un correcto uso y un buen aprovechamiento del Software GRC.
El análisis previo nos permitirá definir la estructura de estos procesos y a detallar los objetivos esperados de la implementación de esta tecnología. En este paso, se identificarán todos aquellos documentos o informaciones que serán resguardadas en el software GRC, incluso nos ayudará a entender cómo será esta transición de prácticas analógicas a la digitalización.
Entonces, cuando decimos que debes elegir el software más adecuado a tu realidad, no solo nos referimos a cuestión de precios o cantidad de usuarios que vas a incluir en el software. Los mejores softwares GRC se adaptan a tu día a día y este es uno de los puntos a los que nos debemos centrar.
Para entender cómo es que estos software se pueden adaptar a tu día a día, podemos usar de ejemplo algunas redes sociales o plataformas de streaming, que entienden a sus usuarios y al usarlas, te arrojan contenido elegido específicamente para ti. Los mejores softwares GRC funcionan de una manera similar. Así que debes prestar atención a esto, a que el software que contrates se adapte a tu realidad y a tu día a día como Director, secretario/a, gestor jurídico, CEO, etc.
También toma en cuenta que el proceso de implementación sea accesible y fácil para ti y todos los usuarios que darán uso de esta nueva herramienta. Considerando estos puntos, podrás garantizar que todos entiendan bien cómo aprovechar al máximo el uso de la tecnología para alcanzar los resultados esperados.
En esta etapa, debemos evaluar dos aspectos: la gestión digitalizada de gobernanza, riesgos y compliance, así como las herramientas y funcionalidades del software.
¿El software que elegiste cuenta con una manera de evaluarlo? ¿Informes? ¿Reportes? ¿Mejorías constantes?
Bien, estas son algunas de las cosas que deberás evaluar el software, además de las comunicaciones, soporte y comunicaciones que te ofrece como parte de la contratación del programa.
Por otra parte, también deberás evaluar cómo ha evolucionado la gestión por parte de tu equipo, cuáles han sido los beneficios obtenidos y los objetivos alcanzados, para entender si esta manera de operar está brindando los resultados esperados.
La rendición de cuentas a los grupos interesados o stakeholders, se ha vuelto cada vez más relevante para el funcionamiento y crecimiento de toda organización, sin importar el tamaño o sector.
Una estrategia GRC es sinónimo de transparencia, mantenerse actualizado a los cambios en normativas o legislaciones y por supuesto, de relaciones fuertes y positivas con terceros.
Sin mencionar que el mercado actual está caminando velozmente hacia la Transformación Digital, por lo tanto, mantener tareas y estrategias en procesos analógicos, podría resultar en tareas demoradas en tiempo y menos agilidad en cuanto a la comunicación, centralización de información y transparencia.
En realidad, pueden existir numerosos motivos para implementar el software GRC en tu organización. Así como diferentes necesidades u objetivos definidos.
Mayor control y centralización de la información, así como seguimiento del desempeño de áreas y proyectos, optimización de tiempos y de la comunicación, pueden ser motivos para los que tu organización necesite un software GRC.
A continuación, te compartimos algunos de los principales beneficios de contar con un software GRC, para que puedas entender con mayor claridad, cuáles están relacionados a los objetivos o metas de tu organización.
¿Aún dudas de que un software GRC sea la solución definitiva para la gestión de tu Gobierno Corporativo, Riesgo y Cumplimiento?
Consulta nuestro artículo: Beneficios de usar un software GRC y descubre qué otros beneficios, además de los mencionados, puede ofrecerte esta tecnología.
Publicado por Ana Guzmán
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Estos Términos de uso no garantizan al Usuario ningún derecho, título o participación en la Plataforma, incluidos, entre otros, el código fuente, scripts, sistemas, códigos matemáticos, recursos interactivos, interfaz, diagrama, diseño, imágenes, logotipos, textos, marcas u otros aspectos relacionados con la Sociedad (“Derecho de Propiedad Intelectual”).Todos los Derechos de Propiedad Intelectual y las tecnologías que utiliza la Sociedad para proporcionar los Servicios están protegidos por las leyes aplicables y no pueden ser utilizados o explotados de ninguna manera por el Usuario.En el caso de tener conocimiento de una vulneración de los Derechos de Propiedad Intelectual por parte de cualquier persona, institución o empresa (incluidos otros Usuarios), le rogamos se ponga en contacto de forma inmediata por correo electrónico, a través de la siguiente dirección de correo electrónico:[email protected].El Usuario reconoce y acepta que la Sociedad no es ni será titular de ninguna información y / o material enviado y almacenado en la Plataforma como consecuencia de los Servicios.
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La sociedad se reserva el derecho a suspender o cancelar el acceso de los Usuarios a la Plataforma en caso de cualquier comportamiento en desacuerdo con las condiciones establecidas en estos Términos de Uso.En caso de cancelación de los Servicios, todos los datos del Usuario serán retirados de la Plataforma tras un plazo de 5 días, no incurriendo en ningún tipo de responsabilidad por parte de la Sociedad.
La Sociedad garantiza tomar todas las medidas que permitan ofrecer un entorno seguro durante el uso y acceso a la Plataforma.En caso de actividad sospechosa o no autorizada en la cuenta del Usuario o en caso de pérdida de nombre de usuario y contraseña, la Sociedad deberá ser comunicada inmediatamente por correo electrónico, enviado a la siguiente dirección:[email protected].El Usuario que creó la cuenta y proporcionó sus datos será designado como el propietario de la cuenta, siendo su registro efectivo y la definición del nivel de acceso dependiente de la determinación y / o aprobación de la Compañía Licenciada. El acceso a la cuenta de datos del Usuario propietario se realizará a través de la Plataforma, mediante introducción del nombre de usuario y contraseña proporcionados al momento del registro de la cuenta. El titular de la cuenta de Usuario será responsable de actualizar y mantener la veracidad de la información relacionada con la respectiva cuenta.
El Usuario entiende que los Servicios se prestan a través de la Plataforma “en el estado en que se encuentra ahora mismo” y “de acuerdo a la disponibilidad”, y no es otorgado por la Sociedad, en ninguna hipótesis, que: (a) los Servicios cumplirán las necesidades del usuario; (b) que el proceso y uso de la Plataforma será ininterrumpido o libre de errores; o (c) que la Plataforma será compatible o funcionará con cualquier hardware, software, aplicaciones o servicios de otros.Salvo que, por alguna forma establecida en la legislación aplicable, la Sociedad no se hace responsable por daños especiales, incidentales, imprevistos, indirectos o reflejos relacionados con el uso de nuestros Servicios, salvo que se produzcan por fraude, culpa, defecto, omisión o negligencia. por parte de la Sociedad, confirmada por decisión judicial transitada en juzgada.La Sociedad tampoco será responsable por exclusión, modificación, destrucción, pérdida o fallo en el almacenamiento de la información del Usuario introducida o almacenada en la Plataforma.
Estos Términos de Uso representan todos los ajustes entre el Usuario y la Sociedad sobre las disposiciones del Servicio, estando de acuerdo en que este acceso también está sujeto al acuerdo de licencia realizado con la Compañía Licenciada, reglas que revocan todos y cualquier acuerdo, condición, garantía, contratos y memorandos previos, sean orales o escritos, expresos o implícitos. Las Condiciones de Uso se aplican a la Plataforma, de forma igual a todas y cualquier nueva funcionalidad o mejora que por casualidad llegue a introducirse en ella.En caso de que alguna parte de los presentes Términos de Uso llegue a ser declarada judicialmente nula o inaplicable, quedarán vigentes todas las demás disposiciones que no hayan sido declaradas nulas o inaplicables.Cualquier pregunta o controversia originada o relacionada con estos Términos de Uso será aclarada en el Foro da Comarca de São Paulo, con exclusión de cualquier otra, sin importar cuán privilegiadas lleguen a ser.Estos Términos pueden ser modificados por la Sociedad de vez en cuando, por varias razones, asegurándose al Usuario que cualquier modificación sustancial en su contenido será comunicada al Usuario por correo electrónico o mediante una advertencia publicada en la Plataforma.Al aceptar los presentes Términos de Uso y acceder a la Plataforma, el Usuario declara aceptar todas las condiciones aquí establecidas, sin limitación o salvedad. El Usuario reconoce, además, que la Sociedad puede - a su exclusivo criterio - hacer revisiones, actualizaciones y notificaciones a los presentes Términos de Uso.En caso de que no esté de acuerdo, total o parcialmente, con los Términos de uso, no acceda ni utilice los servicios.
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