Tú lo sabrás mejor que yo, pero ser líder no se resume en estudiar todas metodologías comprobadas y trazar las mejores estrategias. Ser líder también implica encontrar las herramientas adecuadas que complementen tus conocimientos y habilidades.
Por eso, hoy quiero explicarte de qué trata un software GRC y cómo este, puede ser parte de tu estrategia para aumentar la productividad y los resultados de tu Junta Directiva, siendo un software pensado para complementar las tareas rutinarias y simplificar el día a día de todo director.
Elaboramos un e-book con el que podrás elegir el software GRC indicado para ti. Podrás acceder gratuitamente haciendo clic en la siguiente imagen.
¿Qué es gobierno corporativo, riesgo y cumplimiento?
Iniciemos por lo que ya entendemos y seguro, ya has llevado a la práctica. GRC son las siglas para resumir gestión de Gobierno Corporativo, gestión de Riesgo y gestión de Cumplimiento.
Si es que desconocías el significado de estas letras en conjunto, quizás sea porque la gestión de cada una de estas materias las habías llevado a la práctica de manera separada.
Gobierno Corporativo, refiere al conjunto de políticas, procesos y estructura que mejoran la dirección de una organización para contar con la gestión de una Junta Directiva transparente para todos los stakeholders.
La Gestión de Riesgos, involucra el análisis y mitigación de riesgos de cualquier naturaleza (financieros, tecnológicos, legales, ambientales, etc.) a los que pueda estar expuestos la organización.
Y finalmente, la gestión de Cumplimiento o Compliance, refiere a precisamente al control y cumplimiento de una organización en cuanto a normativas, legislaciones o cualquier estándar obligatorio.
Estas tres ramas se enlazan entre sí cuando las llevamos a la práctica, pues todo en conjunto tiene como fin la productividad, el rendimiento y el crecimiento de la organización, cosas que son analizadas, pensadas, discutidas o aprobadas por la Junta Directiva y sus respectivos comités. Es por eso, que la estrategia GRC, se considera como una estrategia de gestión directiva.
¿Qué es un software GRC?
Un Software GRC es una herramienta tecnológica cuyo propósito es el simplificar la gestión de gobierno corporativo, riesgos y cumplimiento a través de la automatización y mayor control de la información o procesos relacionados.
Este tipo de software se considera una solución para cualquier tipo y tamaño de organización, ya que además beneficia la optimización de tiempo, mejora el control de la información y aumenta la ciberseguridad, pues debemos recordar que toda información relacionada al Gobierno Corporativo de una empresa es información sensible y confidencial.
Los elementos más relevantes de un software GRC son:
- La facilidad para monitorear políticas, informes, reportes, controles o estatutos corporativos.
- La evaluación y mitigación de riesgos, incluyendo riesgos de un proyecto a corto o largo plazo.
- El controlar y definir las líneas de cumplimiento interno y/o normativo
¿Qué pasos debe seguir una compañía para implementar un Software GRC?
Todos sabemos que la frase “implementación del software” nos hace pensar – a su vez, dudar- casi de inmediato en el tiempo que nos va a tomar hacerlo. Déjame decirte que, hasta hace unos años, aún hablábamos de tecnologías que tomaban tiempo para que sus usuarios la implementaran y adaptaran, además, de que en algunos casos hasta se necesitaba de profesionales en el ramo para implementar o instalar dichas herramientas tecnológicas.
Las cosas han cambiado y las tecnologías han mejorado. Así que antes de que pienses eso, déjame decirte que el implementar un software GRC, tomará más tiempo en la cuestión de analizar la situación general de tu organización y en encontrar el software GRC más adecuado para ti y tu equipo.
Paso 1. Análisis previo de tu organización
Por supuesto, primero será necesario entender la situación general de todas las áreas involucradas en la gestión de Gobierno Corporativo, Riesgos y Cumplimiento para entender el nivel de madurez en el que se encuentra todo el proceso.
Este análisis involucrará incluso una evaluación realista para determinar en qué nivel se encuentra toda la gestión. Encontrar deficiencias es parte de todo proceso y de todo desarrollo continuo. Y esto, será importante para garantizar un correcto uso y un buen aprovechamiento del Software GRC.
Paso 2. Planificación y definición del alcance del proyecto
El análisis previo nos permitirá definir la estructura de estos procesos y a detallar los objetivos esperados de la implementación de esta tecnología. En este paso, se identificarán todos aquellos documentos o informaciones que serán resguardadas en el software GRC, incluso nos ayudará a entender cómo será esta transición de prácticas analógicas a la digitalización.
Paso 3. Implementación del software GRC elegido
Entonces, cuando decimos que debes elegir el software más adecuado a tu realidad, no solo nos referimos a cuestión de precios o cantidad de usuarios que vas a incluir en el software. Los mejores softwares GRC se adaptan a tu día a día y este es uno de los puntos a los que nos debemos centrar.
Para entender cómo es que estos software se pueden adaptar a tu día a día, podemos usar de ejemplo algunas redes sociales o plataformas de streaming, que entienden a sus usuarios y al usarlas, te arrojan contenido elegido específicamente para ti. Los mejores softwares GRC funcionan de una manera similar. Así que debes prestar atención a esto, a que el software que contrates se adapte a tu realidad y a tu día a día como Director, secretario/a, gestor jurídico, CEO, etc.
También toma en cuenta que el proceso de implementación sea accesible y fácil para ti y todos los usuarios que darán uso de esta nueva herramienta. Considerando estos puntos, podrás garantizar que todos entiendan bien cómo aprovechar al máximo el uso de la tecnología para alcanzar los resultados esperados.
Paso 4. Monitorización y mejora continua del modelo
En esta etapa, debemos evaluar dos aspectos: la gestión digitalizada de gobernanza, riesgos y compliance, así como las herramientas y funcionalidades del software.
¿El software que elegiste cuenta con una manera de evaluarlo? ¿Informes? ¿Reportes? ¿Mejorías constantes?
Bien, estas son algunas de las cosas que deberás evaluar el software, además de las comunicaciones, soporte y comunicaciones que te ofrece como parte de la contratación del programa.
Por otra parte, también deberás evaluar cómo ha evolucionado la gestión por parte de tu equipo, cuáles han sido los beneficios obtenidos y los objetivos alcanzados, para entender si esta manera de operar está brindando los resultados esperados.
¿Por qué las empresas necesitan una estrategia de GRC?
La rendición de cuentas a los grupos interesados o stakeholders, se ha vuelto cada vez más relevante para el funcionamiento y crecimiento de toda organización, sin importar el tamaño o sector.
Una estrategia GRC es sinónimo de transparencia, mantenerse actualizado a los cambios en normativas o legislaciones y por supuesto, de relaciones fuertes y positivas con terceros.
Sin mencionar que el mercado actual está caminando velozmente hacia la Transformación Digital, por lo tanto, mantener tareas y estrategias en procesos analógicos, podría resultar en tareas demoradas en tiempo y menos agilidad en cuanto a la comunicación, centralización de información y transparencia.
¿Cómo saber si tu organización necesita un el software GRC?
En realidad, pueden existir numerosos motivos para implementar el software GRC en tu organización. Así como diferentes necesidades u objetivos definidos.
Mayor control y centralización de la información, así como seguimiento del desempeño de áreas y proyectos, optimización de tiempos y de la comunicación, pueden ser motivos para los que tu organización necesite un software GRC.
A continuación, te compartimos algunos de los principales beneficios de contar con un software GRC, para que puedas entender con mayor claridad, cuáles están relacionados a los objetivos o metas de tu organización.
Beneficios de un Software GRC eficaz
- La automatización y simplificación de procesos permitirá optimizar el tiempo de todos los profesionales involucrados en la gestión de gobernanza, riesgos y compliance;
- El contar con la información centralizada aumentará el nivel de seguridad de la información, además de disminuir el uso del papel;
- Un software GRC eficaz, permite que los profesionales tengan acceso a la información sin poner en riesgo la ciberseguridad de tu organización, al posibilitar que todos puedan consultar o realizar cambios urgentes y necesarios en los documentos o informes, mejorará el involucramiento de cada uno de los profesionales;
- Un software GRC eficaz te permitirá evaluar el desempeño de cada involucrado, empezando por la Junta Directiva y cada uno de sus miembros, con la finalidad de mejorar o incorporar estrategias nuevas que permitan elevar sus resultados;
- La gestión digitalizada de gobernanza, riesgos y cumplimiento será una ventaja competitiva de tu organización;
- Un eficaz software GRC también te permitirá simplificar el seguimiento de tareas o proyectos de cualquiera de estas ramas.
¿Aún dudas de que un software GRC sea la solución definitiva para la gestión de tu Gobierno Corporativo, Riesgo y Cumplimiento?
Consulta nuestro artículo: Beneficios de usar un software GRC y descubre qué otros beneficios, además de los mencionados, puede ofrecerte esta tecnología.
