¿Cómo hacer un acta de Reunión de Junta Directiva?
Gobierno Corporativo, Chile
Publicado en 08 de febrero de 2023
¿Sabías que tener un Directorio excepcionalmente talentoso no garantiza tener reuniones eficientes? Hay muchos elementos que intervienen y aquí te compartimos consejos prácticos para que tus reuniones directivas sí lo sean.
Las reuniones directivas son importantes para toda empresa por tratarse de instancias en las que los directores reciben información actualizada por parte de Alta Administración, debaten temas claves y toman decisiones estratégicas con miras en el desarrollo a largo plazo de la empresa, además de velar por los intereses de los stakeholders y reunir información fidedigna para la rendición de cuentas a la Junta de Accionistas.
Las prioridades del Directorio para este 2023 en Chile serán parte de las reuniones directivas a lo largo del año junto con otros temas, siempre y cuando estos se alineen con el plan estratégico de las empresas.
Recordemos que el plan estratégico se diseña tras analizar una gran cantidad de factores, por lo que no alinearse con él puede generar consecuencias como pérdidas de oportunidades, asignación contraproducente de recursos, daño considerable en la eficiencia, incumplimiento de metas, incertidumbre y desventaja competitiva evidente.
Entonces, ¿qué debo considerar para el plan anual?
¿Cómo distribuir estos temas?
Dependerá si tu estatuto es flexible con la cantidad de reuniones, la disponibilidad de los participantes, el tamaño y/o la complejidad de tu empresa u organización y cuál es el enfoque principal.
Recomendaciones:
Recuerda que para muchos el “podría haber sido un email” se aplica también en este tipo de reuniones, especialmente ahora con tantas herramientas que facilitan automáticamente información actualizada.
Utiliza agendas temáticas para cada mes o reunión. Ejemplo: Enero - Compliace y Riesgos
Además, debes asegurarte de considerar que las reuniones no duren más de 4 horas al momento de planificar. El agotamiento y la falta de concentración no permitirán mayores aportes después de ese tiempo.
La tarea de planificar y gestionar las reuniones directivas puede ser absorbida por uno o varios profesionales. Entre las opciones, podemos mencionar al presidente del Directorio, al secretario y, en ocasiones, a otro profesional del Gobierno Corporativo.
Llevar a cabo de la manera correcta esta tarea es clave para el éxito de la reunión.
Quien esté encargado de gestionar deberá:
Vale la pena comentar que si bien el Presidente o chairman puede planificar y convocar la reunión directiva, quien registra todo en el acta suele ser el secretario u otro profesional de confianza asignado.
El Presidente del Directorio es el encargado ideal para realizar la planificación de los temas a tratar en las reuniones directivas y con esto asegurarse de que se traten de una manera eficiente.
¿Eres tú o trabajas estrechamente con él?
Te sugerimos leer los siguientes consejos.
En la actualidad, hay softwares para Directorios y no se limitan a tener funcionalidades que agilicen sus tareas diarias, también consideran los mejores estándares de ciberseguridad. Estos son los llamados software de Gobierno Corporativo, Riesgos y Compliance o software GRC.
El Portal Atlas, por ejemplo, podría ayudarte de con las reuniones directivas. ¿Cómo?
Convocar una reunión de Directorio en el Portal Atlas toma menos de tres minutos.
Completa la agenda de reunión de manera fácilmente.
Resuelve las dudas de los participantes a través de mensajes en el entorno seguro que ofrece el portal o mediante reuniones 1:1. También, puedes emitir comunicados o asignar tareas en pocos pasos.
Se podrá moderar una reunión virtual con las herramientas propias de Zoom o Teams sin problemas.
Las deliberaciones se podrán realizar de forma rápida. Estas quedarán con registro de usuario, fecha, hora e historia votada electrónicamente.
Será sencillo guardar nueva información vista durante la reunión para su posterior revisión o análisis, gracias a que el libro de reuniones o Atlas BlueBook va a realizar la centralización de información de todos los documentos en una página única.
Además, el portal permite tomar notas y realizar marcas en el BlueBook durante la reunión y compartirlas con los demás participantes.
El Portal Atlas generará el acta de la reunión de manera automática al finalizar con toda la información.
Otra ventaja es que con Atlas puedes firmar electrónicamente las actas de las reuniones desde donde quieras.
¿Eso es todo?
No, el Portal Atlas te permitirá realizar un seguimiento a los proyectos, asignar a su responsable, consolidar los documentos en un solo lugar y mantener una comunicación fluida.
Además, podrás utilizar el apartado de Formularios disponible en el Portal Atlas para llevar las evaluaciones del rendimiento del Directorio.
La transformación digital y la digitalización juegan un rol clave en la eficiencia de las reuniones directivas, especialmente en el mundo postpandemia. Entender e integrar de manera correcta las diferentes herramientas digitales para este órgano puede requerir tiempo y esfuerzo, pero sus beneficios pueden ser percibidos en el mediano plazo.
Hace poco, Sara Caballero, nuestra COO, conversó con Carlos Poveda, Internal Audit & Corporate Compliance en CIFI sobre este y otros temas, como ESG y Gobierno Corporativo, en nuestro AtlasTalks.
La conversación fue muy amena, completa e informativa, ¿verdad? Escuchar la experiencia de otras empresas de la boca de sus colaboradores puede llegar ser bastante productivo.
Aquí compartimos algunos aprendizajes:
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Publicado por Laura Donaire
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Estos Términos de uso no garantizan al Usuario ningún derecho, título o participación en la Plataforma, incluidos, entre otros, el código fuente, scripts, sistemas, códigos matemáticos, recursos interactivos, interfaz, diagrama, diseño, imágenes, logotipos, textos, marcas u otros aspectos relacionados con la Sociedad (“Derecho de Propiedad Intelectual”).Todos los Derechos de Propiedad Intelectual y las tecnologías que utiliza la Sociedad para proporcionar los Servicios están protegidos por las leyes aplicables y no pueden ser utilizados o explotados de ninguna manera por el Usuario.En el caso de tener conocimiento de una vulneración de los Derechos de Propiedad Intelectual por parte de cualquier persona, institución o empresa (incluidos otros Usuarios), le rogamos se ponga en contacto de forma inmediata por correo electrónico, a través de la siguiente dirección de correo electrónico:[email protected].El Usuario reconoce y acepta que la Sociedad no es ni será titular de ninguna información y / o material enviado y almacenado en la Plataforma como consecuencia de los Servicios.
La Sociedad puede contactar al Usuario mediante notificación electrónica enviada por correo electrónico a la dirección proporcionada por el Usuario en el momento del registro, con el objetivo de advertir sobre las divulgaciones relacionadas con su cuenta.
La sociedad se reserva el derecho a suspender o cancelar el acceso de los Usuarios a la Plataforma en caso de cualquier comportamiento en desacuerdo con las condiciones establecidas en estos Términos de Uso.En caso de cancelación de los Servicios, todos los datos del Usuario serán retirados de la Plataforma tras un plazo de 5 días, no incurriendo en ningún tipo de responsabilidad por parte de la Sociedad.
La Sociedad garantiza tomar todas las medidas que permitan ofrecer un entorno seguro durante el uso y acceso a la Plataforma.En caso de actividad sospechosa o no autorizada en la cuenta del Usuario o en caso de pérdida de nombre de usuario y contraseña, la Sociedad deberá ser comunicada inmediatamente por correo electrónico, enviado a la siguiente dirección:[email protected].El Usuario que creó la cuenta y proporcionó sus datos será designado como el propietario de la cuenta, siendo su registro efectivo y la definición del nivel de acceso dependiente de la determinación y / o aprobación de la Compañía Licenciada. El acceso a la cuenta de datos del Usuario propietario se realizará a través de la Plataforma, mediante introducción del nombre de usuario y contraseña proporcionados al momento del registro de la cuenta. El titular de la cuenta de Usuario será responsable de actualizar y mantener la veracidad de la información relacionada con la respectiva cuenta.
El Usuario entiende que los Servicios se prestan a través de la Plataforma “en el estado en que se encuentra ahora mismo” y “de acuerdo a la disponibilidad”, y no es otorgado por la Sociedad, en ninguna hipótesis, que: (a) los Servicios cumplirán las necesidades del usuario; (b) que el proceso y uso de la Plataforma será ininterrumpido o libre de errores; o (c) que la Plataforma será compatible o funcionará con cualquier hardware, software, aplicaciones o servicios de otros.Salvo que, por alguna forma establecida en la legislación aplicable, la Sociedad no se hace responsable por daños especiales, incidentales, imprevistos, indirectos o reflejos relacionados con el uso de nuestros Servicios, salvo que se produzcan por fraude, culpa, defecto, omisión o negligencia. por parte de la Sociedad, confirmada por decisión judicial transitada en juzgada.La Sociedad tampoco será responsable por exclusión, modificación, destrucción, pérdida o fallo en el almacenamiento de la información del Usuario introducida o almacenada en la Plataforma.
Estos Términos de Uso representan todos los ajustes entre el Usuario y la Sociedad sobre las disposiciones del Servicio, estando de acuerdo en que este acceso también está sujeto al acuerdo de licencia realizado con la Compañía Licenciada, reglas que revocan todos y cualquier acuerdo, condición, garantía, contratos y memorandos previos, sean orales o escritos, expresos o implícitos. Las Condiciones de Uso se aplican a la Plataforma, de forma igual a todas y cualquier nueva funcionalidad o mejora que por casualidad llegue a introducirse en ella.En caso de que alguna parte de los presentes Términos de Uso llegue a ser declarada judicialmente nula o inaplicable, quedarán vigentes todas las demás disposiciones que no hayan sido declaradas nulas o inaplicables.Cualquier pregunta o controversia originada o relacionada con estos Términos de Uso será aclarada en el Foro da Comarca de São Paulo, con exclusión de cualquier otra, sin importar cuán privilegiadas lleguen a ser.Estos Términos pueden ser modificados por la Sociedad de vez en cuando, por varias razones, asegurándose al Usuario que cualquier modificación sustancial en su contenido será comunicada al Usuario por correo electrónico o mediante una advertencia publicada en la Plataforma.Al aceptar los presentes Términos de Uso y acceder a la Plataforma, el Usuario declara aceptar todas las condiciones aquí establecidas, sin limitación o salvedad. El Usuario reconoce, además, que la Sociedad puede - a su exclusivo criterio - hacer revisiones, actualizaciones y notificaciones a los presentes Términos de Uso.En caso de que no esté de acuerdo, total o parcialmente, con los Términos de uso, no acceda ni utilice los servicios.
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