¿Sabías que tener un Directorio excepcionalmente talentoso no garantiza tener reuniones eficientes? Hay muchos elementos que intervienen y aquí te compartimos consejos prácticos para que tus reuniones directivas sí lo sean.
La importancia de las reuniones para el Directorio
Las reuniones directivas son importantes para toda empresa por tratarse de instancias en las que los directores reciben información actualizada por parte de Alta Administración, debaten temas claves y toman decisiones estratégicas con miras en el desarrollo a largo plazo de la empresa, además de velar por los intereses de los stakeholders y reunir información fidedigna para la rendición de cuentas a la Junta de Accionistas.
Consejos definitivos para hacer eficientes tus reuniones directivas
Realiza correctamente la Planificación Anual de las reuniones directivas
Las prioridades del Directorio para este 2023 en Chile serán parte de las reuniones directivas a lo largo del año junto con otros temas, siempre y cuando estos se alineen con el plan estratégico de las empresas.
Recordemos que el plan estratégico se diseña tras analizar una gran cantidad de factores, por lo que no alinearse con él puede generar consecuencias como pérdidas de oportunidades, asignación contraproducente de recursos, daño considerable en la eficiencia, incumplimiento de metas, incertidumbre y desventaja competitiva evidente.
Entonces, ¿qué debo considerar para el plan anual?
- Temas alineados al desarrollo del plan estratégico, priorizando aquellos previamente discutidos con la Junta de Accionistas y otros stakeholders.
- Tendencias dentro de los Directorios de la región y el sector (si el plan estratégico es evaluado periódicamente, es posible que estos temas ya se encuentren considerados de antemano).
- Instancias para evaluar el rendimiento de los directores.
- Análisis de cumplimiento normativos y gestión de riesgos.
- Temas fijados en los estatutos.
- Programar reuniones 1:1 con el Presidente del Directorio para conocer las preocupaciones de cada director.
¿Cómo distribuir estos temas?
Dependerá si tu estatuto es flexible con la cantidad de reuniones, la disponibilidad de los participantes, el tamaño y/o la complejidad de tu empresa u organización y cuál es el enfoque principal.
Recomendaciones:
Recuerda que para muchos el “podría haber sido un email” se aplica también en este tipo de reuniones, especialmente ahora con tantas herramientas que facilitan automáticamente información actualizada.
Utiliza agendas temáticas para cada mes o reunión. Ejemplo: Enero – Compliace y Riesgos
Además, debes asegurarte de considerar que las reuniones no duren más de 4 horas al momento de planificar. El agotamiento y la falta de concentración no permitirán mayores aportes después de ese tiempo.
Los roles más relevantes para la gestión de reuniones directivas
La tarea de planificar y gestionar las reuniones directivas puede ser absorbida por uno o varios profesionales. Entre las opciones, podemos mencionar al presidente del Directorio, al secretario y, en ocasiones, a otro profesional del Gobierno Corporativo.
Llevar a cabo de la manera correcta esta tarea es clave para el éxito de la reunión.
Quien esté encargado de gestionar deberá:
- Proponer temas alineados al plan estratégico y prioridades.
- Confirmar disponibilidad y asistencia de los participantes.
- Enviar la agenda de reunión de Directorio con fecha, hora, lugar/modalidad, bloques de tiempo dedicado a cada tema e información relevante para la discusión con anticipación.
- Responder dudas previas si la respuesta es conocida.
- Moderar durante la reunión directiva o asignar un moderador.
- Corroborar información discutida o buscar información sobre algo mencionado durante una argumentación.
- Tomar nota para la elaboración del acta de reunión.
- Reunir las firmas para el acta.
- Analizar la necesidad de una reunión para algún tema inconcluso o muy complejo.
Vale la pena comentar que si bien el Presidente o chairman puede planificar y convocar la reunión directiva, quien registra todo en el acta suele ser el secretario u otro profesional de confianza asignado.
Consejos prácticos para el presidente de Directorio
El Presidente del Directorio es el encargado ideal para realizar la planificación de los temas a tratar en las reuniones directivas y con esto asegurarse de que se traten de una manera eficiente.
¿Eres tú o trabajas estrechamente con él?
Te sugerimos leer los siguientes consejos.
- Ten presente el plan estratégico y las prioridades del plan anual para seleccionar los temas de cada reunión de Directorio, pero sé flexible con las sugerencias de otros participantes.
- Además, recuerda incluir las (auto)evaluaciones periódicas de los miembros del directorio, en las fechas o en instancias distintas a lo indicado en los estatutos. Hacer un seguimiento del rendimiento del directorio ayudará a corregir y mejorar el funcionamiento de este órgano en el corto plazo.
- Asegúrate que todos los participantes de las reuniones directivas sepan las reglas antes de comenzar para que las indicaciones posteriores de quien modere sean escuchadas.
- Asigna un moderador neutral pero experimentado que guíe la reunión directiva y la mantenga enfocada en los objetivos y dentro de los tiempos establecidos.
- Deja espacios para la participación y la discusión entre los miembros. Cuando tienes profesionales experimentados, escuchar sus aportes y tener una buena dinámica grupal positiva traerá buenos resultados.
- Considera unos 10 minutos para conversar de manera relajada antes de iniciar la reunión.
- Anota un bloque de tiempo para imprevistos, de esta manera los directores tendrán contemplado ese tiempo y no afectará sus funciones.
- Fomenta un ambiente de respeto y relaciones profesionales.
Apóyate de softwares para reuniones directivas
En la actualidad, hay softwares para Directorios y no se limitan a tener funcionalidades que agilicen sus tareas diarias, también consideran los mejores estándares de ciberseguridad. Estos son los llamados software de Gobierno Corporativo, Riesgos y Compliance o software GRC.
El Portal Atlas, por ejemplo, podría ayudarte de con las reuniones directivas. ¿Cómo?
Antes de la reunión directiva
Convocar una reunión de Directorio en el Portal Atlas toma menos de tres minutos.
Completa la agenda de reunión de manera fácilmente.
- Encuentra la información que necesitas adjuntar en poco tiempo gracias a la Inteligencia Artificial (IA) y al Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR).
- Ten acceso a todas las versiones de cada documento dentro del portal y a la Pista de Auditoría que te permitirá ver las acciones llevadas a cabo respecto a ese y otros documentos.
- Invita a los participantes con tan solo unos clics.
- Utiliza Zoom o Teams para realizar reuniones por videoconferencias dentro del Portal Atlas y controla la información que puede ver cada participante a través de permisos granulares. Coloca el enlace en el mensaje sin dificultades.
Resuelve las dudas de los participantes a través de mensajes en el entorno seguro que ofrece el portal o mediante reuniones 1:1. También, puedes emitir comunicados o asignar tareas en pocos pasos.
Durante la reunión directiva
Se podrá moderar una reunión virtual con las herramientas propias de Zoom o Teams sin problemas.
Las deliberaciones se podrán realizar de forma rápida. Estas quedarán con registro de usuario, fecha, hora e historia votada electrónicamente.
Será sencillo guardar nueva información vista durante la reunión para su posterior revisión o análisis, gracias a que el libro de reuniones o Atlas BlueBook va a realizar la centralización de información de todos los documentos en una página única.
Además, el portal permite tomar notas y realizar marcas en el BlueBook durante la reunión y compartirlas con los demás participantes.
Al término de la reunión directiva
El Portal Atlas generará el acta de la reunión de manera automática al finalizar con toda la información.
Otra ventaja es que con Atlas puedes firmar electrónicamente las actas de las reuniones desde donde quieras.
¿Eso es todo?
No, el Portal Atlas te permitirá realizar un seguimiento a los proyectos, asignar a su responsable, consolidar los documentos en un solo lugar y mantener una comunicación fluida.
Además, podrás utilizar el apartado de Formularios disponible en el Portal Atlas para llevar las evaluaciones del rendimiento del Directorio.
Conoce las prácticas definitivas para tener reuniones directivas eficientes
La transformación digital y la digitalización juegan un rol clave en la eficiencia de las reuniones directivas, especialmente en el mundo postpandemia. Entender e integrar de manera correcta las diferentes herramientas digitales para este órgano puede requerir tiempo y esfuerzo, pero sus beneficios pueden ser percibidos en el mediano plazo.
Hace poco, Sara Caballero, nuestra COO, conversó con Carlos Poveda, Internal Audit & Corporate Compliance en CIFI sobre este y otros temas, como ESG y Gobierno Corporativo, en nuestro AtlasTalks.
La conversación fue muy amena, completa e informativa, ¿verdad? Escuchar la experiencia de otras empresas de la boca de sus colaboradores puede llegar ser bastante productivo.
Aquí compartimos algunos aprendizajes:
- Digitalizar los documentos permite adaptarse con mayor facilidad a imprevistos de fuerza mayor (pandemia).
- Capacitar a los miembros sobre el uso de las herramientas digitales es necesario en la actualidad.
- Preparar la información y solucionar dudas antes de la reunión es una buena práctica. De esta manera, los participantes manejarán el conocimiento necesario sobre un tema que se abordará, no siendo necesario retrasar la decisión que se debe tomar al respecto y/o recurrir a una reunión exclusivamente para ese tema.
- Dejar en claro las reglas respecto a las intervenciones y el tiempo dedicado a cada tema. El moderador deberá estar alineado con el presidente y conocer qué participante deberá participar en mayor medida en un tema en específico y quienes podrían intervenir para realizar acotaciones u opiniones.
- Siempre registrar quién se encargará de la tarea o se corre el riesgo de no llegar a ningún lado con ella.
- Ayudarse de algún sistema de colores para facilitar la visualización, los tiempos y las prioridades es una buena opción para monitorear el seguimiento de las decisiones.
- Un esquema de reuniones directivas digitales 100% ayuda a la eficiencia, pero encuentros en persona podrían ser de utilidad según cada empresa y el perfil de sus directores.
¿Quieres hacer tus reuniones más eficientes con la ayuda del Portal Atlas?
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