Reunião do Conselho: 11 passos para torná-la mais produtiva
O dia da reunião do Conselho chegou. O foco aqui não é a preparação prévia da reunião, e sim como torná-la mais produtiva. Para isso, alguns pontos são importantes para garantir a produtividade do encontro e devem ser observados, de preferência, pelo Presidente do Conselho de Administração – ou chairman.
A seguir, portanto, veja 11 recomendações para você tornar as reuniões de Conselho da sua organização mais eficazes:
1. Respeito ao tempo de cada pauta
O presidente do conselho ou o profissional de governança deve deixar claro a importância do cumprimento da agenda da reunião, com total respeito ao tempo reservado para cada pauta. Claro que pode haver a necessidade de mais tempo para a discussão de um tema ou outro, especialmente no caso dos mais delicados e complexos, mas isso não pode se tornar recorrente nas reuniões do colegiado. Afinal, parafraseando Albert Einstein, falta de tempo é desculpa de quem perde tempo por falta de planejamento.
2. Foco nos temas da reunião de Conselho
É preciso sempre deixar bem claro que os conselheiros devem se ater aos temas da reunião e não desviar a atenção para pautas que não fazem parte do planejamento ou que não são de responsabilidade do Conselho de Administração. De preferência, a cada assunto deve ser dado o tempo que lhe é devido, nada a mais e nem menos.
3. Sem barulho de celular e atendimento de chamada
Durante a reunião, um acontecimento inconveniente que pode ocorrer (e muitas vezes ocorre) é quando o telefone começa a tocar. Peça, logo no início da reunião, para que todos desliguem os seus aparelhos ou coloquem no modo silencioso. Outro ponto que deve ser evitado é atender o telefone durante a reunião. Se for algo muito importante e que não pode esperar, pedir licença e sair da sala, ou mutar o microfone e desligar a câmera, nos casos de videoconferência, é o que se espera como melhor atitude.
4. Objetividade na comunicação e foco na estratégia
O presidente do conselho deve solicitar aos conselheiros que evitem entrar em muitos detalhes (principalmente em questões operacionais) quando for a vez de falar. Isso acontece muito quando ocorre a apresentação feita pelo CEO ou por um diretor. É preciso que haja clareza e objetividade do conselheiro em suas observações e avaliações. Importante deixar claro que ser objetivo não elimina a necessidade de solicitação de informações e materiais adicionais (para a tomada de decisão) com estudos mais aprofundados.
5. Temas mais complexos em primeiro lugar
Sugere-se que as reuniões do Conselho comecem com os temas mais complexos e deixe aqueles de menor complexidade para o final. No começo da reunião, os conselheiros tendem a estar mais atentos e estão menos cansados. Isso deve ser definido no planejamento anual das reuniões do conselho de administração.
6. O presidente do conselho deve votar por último
Se houver uma votação na reunião, recomenda-se que o presidente do conselho argumente o seu voto por último. Isso é importante para garantir que não haja influência sobre o voto dos demais conselheiros, pois, normalmente, o presidente do conselho é o responsável pelo voto de qualidade (desempate). Essa sugestão vale também para as votações eletrônicas (se for o caso).
7. Incentive opiniões diferentes nas reuniões do Conselho
Em uma reunião em que todos pensam (quase sempre) da mesma forma, a percepção das reais oportunidades e riscos pode ser prejudicada. Por isso, é importante o incentivo ao contraditório, ou seja, à colocação de pontos de vista diferentes. O conselheiro deve se sentir à vontade para divergir sobre algo que não concorda, sem qualquer tipo de constrangimento. Reunião produtiva é aquela que dá espaço à diversidade de opinião.
8. Mais tempo para o conselheiro especialista
Se em um determinado assunto (bem específico) um dos conselheiros é o melhor preparado (expert) para fazer a análise dos principais pontos de discussão, recomenda-se que ele tenha um tempo maior de participação na pauta (se ele julgar necessário). Sugere-se que ele comece a falar primeiro sem a observação do risco de influência sobre a opinião dos demais, pois, neste caso, espera-se do conselheiro especialista uma contribuição técnica, especializada e 100% focada nos interesses da organização. Se houver mais de um conselheiro especialista, a sugestão é dividir igualmente o tempo para cada um. Se o conselheiro especialista for o presidente do conselho (PCA), segue-se a mesma orientação.
9. Sem interrupções frequentes
Cada reunião é um laboratório de observação comportamental. Se o presidente do conselho perceber que determinado conselheiro interrompe com frequência a reunião e esse comportamento se repete, é fundamental uma abordagem particular para uma conversa franca sobre isso. Interrupções constantes prejudicam a reunião e podem causar constrangimentos desnecessários.
10. Sem conversas paralelas
Ainda sobre o comportamento, é importante que não tenham conversas paralelas durante uma apresentação ou quando algum conselheiro está falando. Isso atrapalha a qualidade da reunião e deve ser observado pelo presidente do conselho ou profissional de governança.
11. Uso de um portal de governança
Reuniões em que tudo é feito ou registrado digitalmente são mais produtivas. Um portal de Governança é um software desenvolvido para atender as necessidades do dia a dia dos profissionais de Governança e tornar seus processos digitais.
